Политика за поверителност

Последна редакция: 11 октомври 2026 г.

1. Кой обработва вашите данни

Администратор на личните данни е „ГЕОПРОЕКТСТРОЙ“ ЕООД, ЕИК 115939162.

Адрес за контакт: гр. Пловдив, пл. „Съединение“ № 3, ет. 3, офис 306
Имейл: office@geoproektstroi.bg
Телефон: +359 888 661 709

Седалището и адресът на управление са вписани в Търговския регистър по посочения ЕИК.

За всички въпроси относно личните ви данни пишете на office@geoproektstroi.bg.

Тази политика се отнася до посетителите на сайта, лицата, които отправят запитвания или възлагат услуги, техните представители и лица за контакт, както и до други лица, чиито данни се съдържат в необходимите за възложената работа документи. Тя не описва обработването на данни във връзка с трудовите отношения в дружеството.

2. Какви данни събираме

От формата за запитване. Задължителни са името и имейлът. По ваш избор са телефонът, направлението, което ви интересува, темата и съобщението. Името и имейлът са нужни, за да можем да отговорим. Ако посочите направление, то ни помага да насочим запитването правилно. Ако оставите телефон, можем да се обадим; ако не — отговаряме по имейл. Формата включва и задължителен отговор на кратък аритметичен въпрос за ограничаване на автоматизираните нежелани запитвания. Отговорът се изпраща заедно със заявката за проверката ѝ.

Когато ни пишете или се обаждате направо — обработваме данните, които сами ни съобщите. Когато действате чрез представител или лице за контакт, можем да получим необходимите данни от него.

Когато възложите услуга — данните, необходими за изпълнението и за издаването на документи: имена, данни за контакт, данни за имота, а при фактура и данните по нея.

Документи, предоставени от вас за конкретната процедура — документи за собственост, пълномощни, скици и удостоверения. В тях може да се съдържа единен граждански номер, включително на лица, различни от вас, когато документът ги посочва — например предходни собственици или собственици на съседни имоти. Използваме необходимите данни за изпълнение на поръчката. След приключването ѝ запазваме само необходимото за целите и сроковете в раздели 3 и 5. Пълните клиентски копия не се запазват автоматично за бъдеща работа по имота. Данните не се предоставят на трети лица извън посоченото в раздел 4.

Автоматично при посещение на сайта. Сървърът записва IP адреса, датата и часа, отворения адрес и вида на браузъра. Тези записи се правят от хостинг доставчика за сигурността и нормалната работа на сайта. Не ги използваме за анализ на посещаемостта, реклама или профилиране.

Не използваме Google Analytics, рекламни пиксели, профилиране или автоматизирано вземане на решения.

3. За какво използваме данните и на какво основание

Посочените основания са от чл. 6, § 1 от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД).

• Отговаряме на запитване и изготвяме оферта, когато питате за себе си като физическо лице — стъпки преди сключване на договор, б. „б“.
• Отговаряме на запитване и изготвяме оферта, когато пишете от името на фирма, община или друга организация — наш легитимен интерес да отговорим на служебно запитване и да поддържаме деловия контакт, б. „е“.
• Изпълняваме възложената услуга и водим кореспонденция при сключен договор с вас като физическо лице — изпълнение на договор, б. „б“.
• Обработваме данните на лицето за контакт при договор с юридическо лице — легитимен интерес да изпълним договора и да поддържаме необходимата делова комуникация, б. „е“.
• Обработваме необходимите данни за други лица в предоставените документи, например собственици, съсобственици или представители, които не са страна по договора с нас — легитимен интерес на дружеството и възложителя за правилно изпълнение на възложената работа, б. „е“, след преценка на необходимостта и правата на засегнатите лица. Когато конкретно законово задължение изисква обработването, основанието е б. „в“.
• Издаваме и пазим фактури и счетоводни документи — законово задължение, б. „в“.
• Пазим системни записи за достъпа до сайта и го защитаваме от злоупотреба — легитимен интерес, б. „е“.
• Пазим необходимите доказателства за извършената работа за установяване, упражняване и защита на правни претенции — легитимен интерес, б. „е“. Необходимостта се определя по конкретните документи и обстоятелства.
• Поддържаме ограничен технически архив за последваща възложена работа по същия имот — легитимен интерес, б. „е“. За тази цел оставяме необходимите технически материали и сведения за имота, а не автоматично пълните клиентски документи. Тази цел участва в определянето на срока в раздел 5. Ново възлагане не подновява автоматично срока на всички материали от старата преписка.

Срокът, за който се съхранява проектният архив, и критериите за определянето му са описани в раздел 5.

Когато основанието е легитимен интерес, имате право да възразите — вижте раздел 6.

Не искаме съгласие за запитването. Когато пишете за услуга, обработването е необходимо или за стъпките преди договор, или заради нашия делови интерес да ви отговорим. Затова няма отметка „съгласен съм“. Не използваме данните за реклама и не изпращаме бюлетини.

4. Кой друг вижда данните ви

Достъп до пощенската кутия office@geoproektstroi.bg има само управителят на дружеството.

• „СуперХостинг.БГ“ ЕООД, ЕИК 131449987, гр. София — хостинг на сайта и пощенски услуги. Съхранява сайта, пощенските съобщения, системните записи и резервните копия. Обработва данните по наше указание в качеството на обработващ лични данни.
• Компетентни органи и администрации по възложената услуга — Агенцията по геодезия, картография и кадастър и нейните служби, общинските администрации и други органи, пред които се подават документи за изпълнение на работата. Това е част от самата услуга.
• Външен счетоводител — физическо лице, упражняващо свободна професия, води счетоводството по договор и обработва предоставените за тази цел данни по наши указания. Получава необходимите данни от приходните и разходните фактури, които предоставяме на хартия всеки месец, и поддържа електронни счетоводни записи. Фактурите не се сканират като обичайна практика. Договорите с клиентите и електронните фактури се съхраняват при дружеството. След края на годината хартиените документи за покупки, продажби, касови и банкови операции се предават за съхранение в нашия архив.
• Техническа поддръжка на счетоводния софтуер — обслужващата фирма извършва актуализации чрез предварително уговорен отдалечен достъп, приеман и наблюдаван от счетоводителя. При такава поддръжка е възможен достъп до данни в обслужваната среда; не предоставяме тези данни за самостоятелни цели на обслужващата фирма.
• Gmail (Google) — за запитвания чрез сайта използваме office@geoproektstroi.bg. Автоматичното препращане от тази пощенска кутия към Gmail е прекратено. Продължаваме да получаваме и водим отделна кореспонденция на geoproektstroi@gmail.com с клиенти и контрагенти, които използват този адрес. При такава кореспонденция съобщенията, адресите на участниците и приложените файлове се обработват и съхраняват в услугата Gmail на Google. Това обхваща и наличните по-стари съобщения. Използваме потребителски акаунт. Доставчик на услугата за използвания от нас акаунт е Google Ireland Limited, Ирландия, съгласно приложимите общи условия за България. Google посочва, че информация може да се обработва и извън ЕИП, включително в САЩ, и описва използваните механизми за международно предаване, включително решения за адекватност и стандартни договорни клаузи, в информацията за предаването на данни. Подробности за обработването са достъпни в политиката на Google. За информация за относимите към кореспонденцията ви гаранции можете да се свържете и с нас.
• Други държавни органи — само когато закон ни задължава.

Не продаваме личните ви данни.

5. Колко време пазим данните

Сроковете по-долу са определени по категории и цели. Където срокът произтича от закон, това е посочено изрично.

Запитване, което не е довело до възлагане. Запитването и кореспонденцията по него се изтриват веднага след приключване на разговора, когато не се стигне до възлагане на поръчка.

Хартиени материали, използвани за изготвяне на проекта. Съхраняват се в класьори в офиса и се унищожават физически една година след приключване на преписката. Срокът е наша практика, а не законово изискване. За ненужните пълни клиентски копия се прилага прегледът при приключване, описан по-долу; договорните, счетоводните и необходимите доказателствени документи следват своите отделни правила.

Договори, документи за приемане на работата и указания по изпълнението. Отделят се към съответната преписка и се съхраняват отделно от работните проектни материали. Съхраняваме хартиените договори и документите по изпълнението за пет години след приключване на преписката, освен когато е приложим по-дълъг срок по правилата по-долу. Приложимите законови срокове за същите документи са описани в частта „Счетоводни и данъчни документи“ по-долу; когато законов срок е по-дълъг от тази практика, прилага се законовият. При конкретно основание за защита на правни претенции се прилага и отделното правило по-долу.

Електронен проектен архив. За последваща възложена работа по същия имот поддържаме ограничен архив от необходимите чертежи, измервания, изчисления, планове и сведения за имота. Срокът обхваща петте пълни календарни години след годината на приключване на преписката, с изтриване при годишното почистване най-късно до 31 януари на следващата година. Например за преписка, приключена през 2027 г., крайната дата е 31 януари 2033 г. Според датата на приключване действителната продължителност може да достигне приблизително шест години и един месец. Този срок включва премахването на същите файлове от кошчето на проектния архив. Материалите, чиято необходимост е отпаднала по-рано, се премахват по-рано. Приключване означава предаване на възложеното и приключване на поетите действия и корекции, а не неизвестната дата на въвеждане на строежа в експлоатация. Този срок е практика на дружеството, а не законов срок, и не се прилага автоматично към всички документи.

Копия на документи за собственост и представителство. При приключване на преписката преглеждаме пълните копия на документи за собственост, пълномощни и други придружаващи документи и премахваме ненужните. За възможна последваща работа оставяме само необходимите сведения за имота, например описание, номер и дата на документа. Пълното копие не се запазва автоматично за тази цел. Когато законово задължение, конкретно производство или обоснована необходимост за правни претенции изисква съхранение, запазваме необходимия обхват по съответното отделно правило. Наличието на ЕГН само по себе си не определя срока.

Когато документите са част от административна преписка, съответният орган съхранява своите записи по приложимия за него ред.

Спиране на изтриването. При висящ спор, производство, проверка или предявена претенция запазваме само относимите и необходими документи. Записваме основанието, обхвата и датата за следващ преглед. След приключване на случая проверяваме дали остава друго действащо основание за съхранение; не започва автоматично нов петгодишен срок.

Преглед и изтриване на проектния архив. Управителят Боян Йорданов отговаря за годишния преглед и почистване през януари, което приключва до 31 януари. Проверяват се срокът за всяка категория и конкретните основания за запазване. Дължимите за изтриване файлове се премахват от работните папки и от кошчето на NAS в рамките на същия срок. Проверяват се и наличните работни дубликати. В кратък дневник се отбелязват преписката, категорията, датата и извършеното изтриване или причината за запазване, без преписване на ЕГН и съдържанието на документите. Годишният график не отлага по-ранно дължимо изтриване, отделните срокове за хартиени материали или разглеждането на искане от лице.

Въвеждане и заварен архив. Първоначалният преглед на заварените преписки приключва до 31 януари 2027 г. Отговорник е управителят Боян Йорданов. Прегледът включва разделяне по категории, проверка на основанията и премахване на ненужното; не се извършва масово изтриване само по годината в името на папката и не се отлага вече установено като дължимо изтриване до тази дата. Правилата за съхранение се прилагат и към заварения архив.

Счетоводни и данъчни документи. Документите, свързани с възложена работа, се съхраняват в сроковете, определени със закон за съответната категория. Тези срокове не подлежат на съкращаване по искане.

• Счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции — десет години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ този, за който се отнасят (чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството).
• Всички останали носители на счетоводна информация — три години, считано от същия момент (чл. 12, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството).
• Данъчни документи — фактурите и другите документи по Закона за данък върху добавената стойност — до пет години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват (чл. 121, ал. 1 от същия закон).
• Документи, свързани с данъчно-осигурителния контрол — пет години след изтичане на давността за съответното публично задължение (чл. 38, ал. 1, т. 3 ДОПК).
• Останалите носители на информация в обхвата на чл. 38, ал. 1 ДОПК — пет години (т. 4); това правило обхваща информацията от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски.

За данъчните документи по чл. 121, ал. 1 ЗДДС и документите за данъчно-осигурителен контрол по чл. 38, ал. 1, т. 3 ДОПК срокът за съхранение включва още пет години след изтичането на приложимата давност. Общата петгодишна давност по чл. 171, ал. 1 ДОПК се брои от 1 януари след годината, през която задължението е следвало да бъде платено, освен ако закон предвижда по-кратка давност. При определяне на крайната дата се отчитат спирането, прекъсването и правилото на чл. 171, ал. 2 с неговите изключения. Давността не е самият срок за съхранение. Няма универсален максимум от десет или петнадесет години за тези документи.

Когато един документ попада едновременно в две категории, прилага се по-дългият срок.

Дружеството е регистрирано по Закона за данък върху добавената стойност. Счетоводителят поддържа счетоводните записи в счетоводна програма. Хартиените документи за покупки, продажби, касови и банкови операции се предават на дружеството след края на годината и се съхраняват в неговия архив по приложимите срокове. Договорите и електронните фактури се съхраняват при дружеството.

Съхранение за защита при правен спор. Когато е необходимо за установяване, упражняване или защита на правни претенции, относимите документи се съхраняват на основание легитимен интерес по чл. 6, § 1, б. „е“ ОРЗД. Това основание се преценява успоредно със законовите задължения за съхранение и не поражда автоматично нов срок след изтичането им. Критериите са видът на възможната претенция, приложимата давност, нейният начален момент и евентуалното ѝ спиране или прекъсване, както и наличието на конкретен спор или производство. Чл. 110 и чл. 111 ЗЗД не обосновават общ срок от пет години от приключване на всяка преписка. Необходимостта се преглежда при планираното изтриване; когато няма действащо основание за съхранение, данните се изтриват.

Документи и записи при прекратяване на счетоводното обслужване. Договореният ред предвижда предаване на дружеството на хартиените документи и цялата електронна счетоводна информация, включително базите в използваните формати на счетоводния софтуер и необходимите четими справки. При смяна на счетоводителя предоставяме необходимите данни на новия счетоводител след уреждане на договорните отношения с него. Преди изтриване се проверяват пълнотата и използваемостта на предадената информация. След провереното предаване останалите при досегашния счетоводител копия, включително архивите върху преносими носители, подлежат на изтриване по договорения ред, освен ако приложим закон изисква запазването на конкретни данни. В такъв случай се определят конкретното основание, обхватът и срокът. Изтриването при прекратяване не се отлага до обичайното годишно почистване на резервните архиви. Счетоводните данни продължават да се съхраняват от дружеството по приложимите срокове; смяната на счетоводителя не ги прекратява и не ги започва отначало.

Кореспонденция в служебната поща и Gmail. Срокът се определя от съдържанието и целта на съобщението — запитване без възлагане, изпълнение на поръчка, счетоводен документ или необходим документ за правна претенция. Използваната пощенска услуга сама по себе си не определя отделен безсрочен архив. Тези правила обхващат и старите писма в Gmail.

Ненужни дубликати и нежелана поща. Изтриват се.

Как се извършва изтриването. След изтичане на срока данните се изтриват от активните системи — пощенските кутии и работните носители, а хартиените материали се унищожават физически. При наличие на копия в различни пощенски кутии изтриването се извършва отделно във всяка от тях, включително премахване от кошчето. Спирането на препращането към Gmail не изтрива получените по-рано съобщения.

За данните, съхранявани при хостинг доставчика, копие може да остане в ежедневните резервни копия и отпада заедно с последното копие, в което е присъствало — в рамките на 14 дни, съгласно предоставеното от доставчика разяснение. Сроковете, в които Google задържа изтритите данни в своите системи и резервни копия, се определят от приложимите условия на услугата и не се приравняват на срока при хостинг доставчика. Информация за процеса и изключенията е публикувана в правилата на Google за съхранение и изтриване.

Посочените срокове за хартиените материали не определят срока за електронния проектен архив, който е описан отделно.

Изтриване от проектния архив на NAS. Премахването обхваща работните файлове и съответните записи в кошчето до приложимата крайна дата. Преместването в кошчето само по себе си не се отчита като приключило изтриване. Сроковете за резервните копия при хостинг доставчика и Google, посочени по-горе, не се прилагат към NAS. При бъдещо въвеждане на резервни копия или версии за проектния архив предварително се определят техният обхват, срокът за отпадане на изтритите данни и редът за повторно прилагане на изтриванията при възстановяване, а информацията за съхранението се актуализира.

6. Вашите права

• Достъп до данните, които пазим за вас, и копие от тях.
• Поправка на грешни или непълни данни.
• Изтриване, когато вече няма основание да ги пазим.
• Ограничаване на обработването при приложимите условия.
• Преносимост — да получите данните си в структуриран, широко използван, пригоден за машинно четене формат или да поискате прехвърляне към друг администратор, при условията на чл. 20 ОРЗД.
• Възражение по причини, свързани с вашата конкретна ситуация, срещу обработване, основано на легитимен интерес. При възражение прекратяваме това обработване, освен ако докажем убедителни законови основания с предимство пред вашите интереси, права и свободи, или обработването е необходимо за установяване, упражняване или защита на правни претенции.

Пишете на office@geoproektstroi.bg. Предоставяме информация за предприетите по искането действия без ненужно забавяне и в срок до един месец от получаването му. При необходимост, с оглед сложността и броя на исканията, срокът може да бъде удължен с още два месеца. За удължаването и причините за него ви уведомяваме в рамките на първия месец.

Упражняването на правата е безплатно. При явно неоснователни или прекомерни искания, по-специално поради повторяемостта им, можем при условията на чл. 12 ОРЗД да определим разумна такса според административните разходи или да откажем действия по искането, като обосновем решението си.

Ако смятате, че правата ви са нарушени, можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, имейл kzld@cpdp.bg, www.cpdp.bg.

7. Технически записи и сигурност

Сървърът на хостинг доставчика води системни записи за достъпа до сайта — IP адрес, дата и час, заявен адрес и данни за браузъра. Те служат за поддръжка и сигурност.

Записи за достъп Raw Access. Текущите записи се водят по месеци и се архивират. Настроено е автоматично премахване на архивите за предходните месеци в края на всеки месец. При тази настройка записите могат да се съхраняват до края на месеца, следващ месеца на посещението. След премахването им копия могат да останат в системните резервни архиви до отпадането им, в рамките на още до 14 дни според хостинг доставчика.

Хостинг доставчикът прави ежедневни резервни копия на файловете, базата данни и пощенските кутии и ги пази между 10 и 14 дни назад, съгласно предоставеното от него разяснение.

Резервни копия на счетоводните данни. Договореният ред за счетоводното обслужване предвижда резервно архивиране най-малко веднъж седмично. Тези копия са отделни от резервните копия на сайта и пощата при хостинг доставчика. Прилагат се правилата за съхранение, предаване и изтриване в раздел 5.

Сайтът работи по защитена връзка (HTTPS). Достъпът до администрацията и до пощата е с лични пароли.

8. Външни услуги

• Шрифтовете се зареждат от нашия сървър, а не от външен доставчик.
• Връзки към Google Карти. На сайта няма вградена карта. На страница „Контакти“, в контактния блок на началната страница и в долния колонтитул има връзки към профила на дружеството в Google Карти. Те водят към външна услуга. При посещаването ѝ се прилага политиката за поверителност на Google.
• Връзки към социални мрежи. В заглавната част и в долния колонтитул има обикновени връзки към профилите на дружеството във Facebook и LinkedIn. При посещаване на тези профили се прилага политиката за поверителност на съответната услуга.
• Връзки за имейл и телефон. Имейл адресът и телефонният номер са оформени и като връзки, чрез които можете да използвате избраното от вас приложение за електронна поща или телефонно обаждане.
• Не използваме услуги за анализ на посещаемостта, рекламни пиксели, профилиране или автоматизирано вземане на решения.

Сайтът се помещава на сървъри на „СуперХостинг.БГ“ ЕООД. Използването на Gmail за отделна кореспонденция е описано в раздел 4.

9. Бисквитки и съхранение в браузъра

Бисквитките са малки файлове, които сайтът може да запише в браузъра. Други технически данни могат да се пазят в локалното или сесийното хранилище на браузъра. Тези технологии се различават от сървърните записи, описани в раздел 7.

При обикновено разглеждане на сайта и при изпращане на контактната форма сайтът не използва бисквитки, локално хранилище (localStorage) или сесийно хранилище (sessionStorage). Не използваме тези технологии за анализ на посещаемостта, за реклама или за проследяване. Поради това не показваме банер за съгласие за тях.

Липсата на тези записи в браузъра не означава, че запитването не се обработва: изпратените данни и кореспонденцията се обработват съгласно раздели 2–5, а записите за достъп — съгласно раздел 7.

Входът в администрацията е отделен от обикновеното разглеждане на сайта. На страницата за административен вход се използва техническата бисквитка wordpress_test_cookie, която проверява дали браузърът приема бисквитки.

Ако в бъдеще бъде добавена технология, която изисква съгласие, тя ще бъде блокирана до направен избор и този раздел ще бъде допълнен.

10. Промени

Политиката може да бъде допълвана при промяна на дейностите, използваните услуги или приложимите изисквания. Актуалната версия се публикува на този адрес, с дата на последната редакция в началото.